Warum VoIP?

Die vielen Vorteile von Voice over IP sind spätestens seit den Plänen zur Abschaltung von ISDN in aller Munde. Hier haben wir sie noch einmal kurz in 8 Punkten zusammengefasst.

iStockphoto 1097306026 von Chainarong Prasertthai

1. Kosten sparen

Mit dem richtigen Tarif lassen sich im Vergleich zu herkömmlicher Telefonie viele Kosten sparen. Vor allem bei Auslandsgesprächen sind VoIP Tarife um ein Vielfaches günstiger. Zudem hat man die freie Wahl bei Endgeräten, eine flexible Skalierbarkeit der Nutzerzahl und braucht keine Telefonanlage mehr bei sich stehen zu haben.

2. Überall erreichbar

Mit VoIP kann man überall spontan sein Büro aufschlagen, so lange nur eine gute Internetverbindung vorhanden ist. Einfach mit seinen Zugangsdaten einloggen und schon kann man wie gewohnt arbeiten. Auch mit der VoIP-App auf dem Smartphone ist man überall erreichbar.

Weiterlesen

E-Mail Archivierung

Heute gibt es die wichtigsten Punkte zum Thema E-Mail Archivierung.

iStockphoto 533842516 von OstapenkoOlena

Wer muss seine Emails archivieren?

Jeder Geschäftsbetrieb ist dazu verpflichtet. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle.

Was muss alles archiviert werden?

Der gesamte Geschäftsprozess muss archiviert werden. Das sind neben Rechnungen auch Angebotsanfragen, Absprachen zu Projekten, Auftragserteilungen und Lieferbelege.

Backup = Archivierung?

Ein Backup ist nicht dasselbe wie eine Archivierung. Deshalb müssen E-Mails neben dem (ebenso wichtigen) regelmäßigen Backup auch archiviert werden.

Was gibt der Datenschutz bei Archivierungen vor?

Die Datenschutzregelung geben Vorgaben für die Speicherung personenbezogener Daten vor. Um diesen gerecht zu werden sollten regelbasierte Löschungen eingerichtet werden (z.B. Regeln die bei dem Betreff „Bewerbung“ greifen, da Bewerbungen immer personenbezogene Daten enthalten).

Digital oder Ausdruck?

Die E-Mails müssen in ihrer Originalform archiviert werden. Deshalb ist eine Archivierung von ausgedruckten Mails kein Ersatz für die digitale Speicherung.