Revisionssichere E-Mail-Archivierung GoBD: Ab 2017 wird’s ernst!

Das Thema revisionssichere E-Mail-Archivierung GoBD ist für Unternehmen schon lange präsent. Zum 1. Januar 2017 wird jedoch eine entscheidende Änderung in Kraft treten: Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten ab dann in vollem Umfang. Alle juristischen Übergangsfristen enden zum 31. Dezember 2016.

E-Mails gesetzeskonform archivieren

Das bedeutet: Jedes Unternehmen, das Geschäfte auf digitalen Wegen abwickelt, hat die Pflicht, alle elektronischen Dokumente zu archivieren – und das vollumfänglich ohne Ausnahme. Größe, Branche oder Zusammensetzung spielen dabei keine Rolle. Sobald Angebote, Rechnungen oder andere geschäftliche Vorgänge per E-Mail kommuniziert werden, muss somit ab dem nächsten Jahr eine Archivierungslösung vorhanden sein.

Fehler und Zusatzkosten vermeiden

Im Falle einer Wirtschaftsprüfung werden nicht ordnungsgemäß archivierte Geschäftsunterlagen in Zukunft ausnahmslos geahndet, was teure Strafen nach sich zieht. Und falls notwendige Prozesse für die gesetzliche Einhaltung erst im Nachhinein oder unzureichend umgesetzt werden, können enorme Kosten entstehen. Denn hier muss in der Regel in den organisatorischen Arbeitsalltag eingegriffen werden und das kostet Zeit und vor allem Geld.

Archivierungs-Systeme erfolgreich nutzen

Die neue Vollumfänglichkeit der GoBD hat für Unternehmen entscheidende Auswirkungen: Seit 1. Januar 2015 regelte die GoBD die Aufbewahrung und Abrufbarkeit geschäftlicher Dokumente, Vereinbarungen und Aufzeichnungen in elektronischer Form sowie deren Unveränderbarkeit. Mit der Neuregelung wird eine bislang vorhandene gesetzliche Hintertür geschlossen: die Übergangsfrist. Konnten sich Unternehmen bislang noch im Zweifelsfall auf diese berufen, ist damit jetzt ab dem 1. Januar 2017 endgültig Schluss. Die lückenlose Archivierung ist dann rechtlich eindeutig vorgeschrieben! Um diese Auflagen des Gesetzgebers in allen Punkten zu erfüllen, ist ein professionelles E-Mail-Archivsystem unverzichtbar. Nur diese Lösung garantiert, dass die geforderte technische Unveränderbarkeit gewährleistet ist.

Sie haben Fragen zur neuen gesetzlichen Regelung der GoBD oder möchten sich direkt über die Möglichkeiten eines Systems zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen informieren? Sprechen Sie uns an, unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter!

Revisionssichere E-Mail-Archivierung GoBD